هل حان الوقت لمسح البريد الوارد الخاص بك؟
سواء كنت تعمل من المنزل أو تعمل من 9 إلى 5 خارج المنزل ، يمكنك استخدام البريد الوارد لجهاز الكمبيوتر الخاص بك لأرشفة بعض رسائلك. إذا كنت تستخدم صندوق الوارد الخاص بك لأرشفة ، فابحث على مقدار التخزين المتاح لديك.

يمكن أن يستهلك البريد الإلكتروني الذي يحتوي على مرفقات كبيرة مساحة كبيرة. على الرغم من أن العديد من حسابات البريد الإلكتروني المتاحة تزيد من سعة التخزين للمستخدمين ، إلا أنه من الجيد الاحتفاظ بالتعامل مع ما تقوم بحفظه. في بعض الأحيان يتم حفظ "عاجل أو لطيف" للأمام لأنك تخطط لإرساله إلى صديق أو قراءته عندما يكون لديك وقت. بعد عدة أشهر ، تجده وتدرك أنه ليس لطيفًا للغاية ، ولم يكن أمرًا عاجلاً. إذا لم تستمتع بالرسائل المعاد توجيهها ، فاطلب من أصدقائك عدم إرسالها أو حذفها ببساطة.

بدلاً من ترك رسالة في صندوق الوارد الخاص بك ، قد ترغب في إنشاء مجلد بدلاً من ذلك. النظر في إنشاء مجلدات ملف الأرشيف على الإنترنت للبريد الإلكتروني المهم.

عندما تقوم بمسح البريد الإلكتروني الشخصي ، اسأل نفسك متى تكون آخر مرة أحتاج إليها أو استخدمها؟ إذا شعرت أن هذا مهم ، لكنك لم تستخدمه خلال 6 أشهر ، فقم بأرشفته. جميع أنظمة البريد الإلكتروني أو معظمها لديها القدرة على تخزين الملفات الكبيرة. إذا كانت الرسالة الإلكترونية من رئيسك في العمل ، فقم بإنشاء مجلد باسمها وتخزين العنصر هناك. إذا كانت هذه ملاحظة عامة تؤكد اجتماعًا ، وتم عقد الاجتماع ، فقد لا تكون هناك حاجة إلى الملاحظة ، حيث سيكون لديك اسم الاجتماع والتاريخ والوقت وأسماء الحضور في التقويم الخاص بك. العديد من الشركات لديها قواعد ولوائح بشأن المدة التي ينبغي حفظ المستندات فيها. قد تنطبق نفس القواعد على البريد الإلكتروني. لذلك اقرأ القواعد واللوائح قبل الضغط على زر الحذف.

يحب بعض الناس أن ينقذوا كل شيء ، بينما لا يريد آخرون التعامل مع رمي ما لا يريدون. في نهاية المطاف ، يمكن أن تتسبب كلتا العمليتين في نفس المشكلات التي يسببها كونك أحد اللاعبين في عالم الطوب والملاط - قضايا الفضاء والفوضى. إذا وجدت أنه لا يمكنك تذكر سبب حفظك لأحد العناصر ، فقد لا يكون ذلك مهمًا. قم بإنشاء ملف أرشيف متنوع لعناصر مثل هذا ، احرص على عدم رمي أي شيء وكل شيء في هذه الفتحة المظلمة.

طريقة سهلة لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني للأرشفة هي باستخدام وظيفة البحث لسحب قوائم البريد الإلكتروني حسب الموضوع أو الاسم الصحيح. إذا أرسلت أنتوني باركس رسالة بريد إلكتروني تتعلق بمشروع هاميلتون ، فابحث عن مشروع أنتوني باركس أو هاميلتون. بمجرد حصولك على رسائل البريد الإلكتروني ، قم بإنشاء مجلد باسم المشروع أو اسم الفرد.

هل تقوم بحفظ بعض الحروف أو النماذج الواردة لأنك تحب التنسيق أو تدفق اللغة في المستند؟ من المستحسن إعداد المسودة بأسرع ما يمكن ووضعها في مجلد "المسودات" على الفور.

القليل من التدبير المنزلي للبريد الإلكتروني يمكن أن يبقي ملفات البريد الإلكتروني الخاصة بك منظمة وخالية من الفوضى.


تعليمات الفيديو: Sadhguru's Top 10 Rules For Success (@SadhguruJV) (يونيو 2024).