قائمة الإدارة - اكسل
يوفر Excel بعض الأدوات الفعالة لإدارة القائمة. باستخدام هذه الأدوات ، يمكنك:
• فرز
• منقي
• تجد
• التحقق من صحة الإدخالات
• إنشاء المجموع الفرعي
• تصنيف باستخدام المجموعة والمخطط
• تلخيص باستخدام الجداول المحورية

باختصار ، توفر هذه الأدوات وسيلة لتحليل قوي ومفيد لبياناتك. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن Excel ليس أداة لإدارة قواعد البيانات ، وبالتالي ، يجب أن يقتصر استخدامه على إدارة قوائم البيانات.

مثل قاعدة البيانات ، يتم تنظيم قوائم Excel في صفوف تمثل سجل المعلومات والأعمدة التي تمثل الحقول مع كل سجل في القائمة التي تحتوي على معلومات مماثلة. هناك بعض المعايير التي ينبغي تطبيقها على قائمة Excel لتحسين فعالية أدوات البيانات على النحو التالي:

• ابدأ كل قائمة جديدة في ورقة عمل منفصلة.
• تجنب وضع بيانات غير قائمة في ورقة عمل القائمة. عند الضرورة لتكامل القائمة ، ضع البيانات المهمة أعلى أو أسفل القائمة مع صف فارغ واحد على الأقل بين القائمة والبيانات الأخرى.
• ابدأ القائمة بإضافة ملصقات أعمدة. اختر نمطًا منسقًا مختلفًا عن تنسيق البيانات بحيث يمكن لـ Excel تفسير حدود القائمة.
• لا تفصل البيانات عن تسميات الأعمدة عن طريق إدخال صف فارغ أو باستخدام صف يحتوي على خط متقطع أو علامة نجمية أو أي نوع آخر من رموز غير البيانات .. استخدم ميزة تنسيق حدود الخلية للتمييز المرئي بين العمود التسميات والبيانات.
• يجب أن يحتوي كل عمود على نفس نوع البيانات لكل سجل في قائمتك.
• لا تخلط أنواع البيانات في عمود. على سبيل المثال ، يجب إدخال جميع البيانات النقدية كأرقام وتنسيقها حسب الرغبة ، ويجب ألا تستخدم بعض الإدخالات نصًا مثل "دولاران"
• لا تقم بإدراج صفوف أو أعمدة فارغة في قائمتك. يفسر Excel حدود القائمة باستخدام صفوف وأعمدة فارغة كحدود معرفة.
• محاذاة البيانات في الأعمدة باستخدام أدوات محاذاة Excel مثل توسيط ، والمحاذاة اليمنى واليسرى وأدوات المسافة البادئة. تؤثر المسافات البادئة والزائدة في خلية بيانات على ميزات الفرز والتصفية.
• استخدم أوامر sub-total ، و group and outline لإنشاء فواصل للفئات داخل بياناتك. لا تقم يدويًا بإدراج صفوف فرعية أو تستخدم صفوفًا فارغة لإنشاء فواصل للفئات.

بمجرد إنشاء قائمتك ، يمكنك إضافة بيانات بسهولة إلى أسفل القائمة. سيقوم Excel بتوسيع الصيغ والتنسيقات إلى البيانات الجديدة طالما احتوت الصفوف الثلاثة السابقة مثل الصيغ والتنسيقات. من الأفضل إضافة البيانات إلى أسفل القائمة واللجوء أو إعادة التصفية حسب الحاجة. ستحتاج إلى إزالة أي مجاميع فرعية أو مجموعات أو تصفية قبل اللجوء إلى قائمتك بعد إضافة سجلات جديدة. بمجرد دمج البيانات الجديدة وفرزها بشكل مناسب ، يمكنك بعد ذلك إعادة تطبيق أي مجموعة فرعية أو مجموعات أو تصفية مطلوبة.

تعد إدارة القوائم واحدة من أقوى الأدوات التي يوفرها Excel للمستخدمين. تعلم تنظيم البيانات بشكل أكثر فاعلية للاستفادة من الأدوات التي يتم تقديمها أمر يستحق الوقت.

تعليمات الفيديو: طريقة عمل تقارير إدارية بشكل إحترافي على الإكسيل - هام جدا (يونيو 2024).