تقليل الفوضى عن طريق الذهاب الرقمية ، الجزء 2: ورقة

• قد 4, 2024

في الجزء الأول من هذه السلسلة ، نظرنا في الطرق التي يمكن أن يساعدك الذهاب الرقمي بها مع مجموعتك الموسيقية على الابتعاد عن الفوضى والاستمتاع بموسيقاك أكثر. لكن أكوام الأقراص المدمجة وأشرطة الكاسيت نادراً ما تكون أكبر صداع لدى أي شخص ؛ هذا التمييز يقع في معظم الأحيان على الأوراق ، وخاصة تلك التي نحتاج إلى الاحتفاظ بها لأغراض ضريبية أو قانونية. هذا الأسبوع ، بعد ذلك ، سنبحث في كيفية جعل الرقمية في المجال الورقي تجعل الاحتفاظ بالسجلات التي تحتاج إليها أقل من الضرائب وأكثر تنظيماً.

أساسيات
السبب الأكثر شيوعًا إلى حد بعيد هو أن معظمنا يحتفظ بأوراق مثل الإيصالات والفواتير وبيانات المنفعة ، وما إلى ذلك هو أن هناك احتمالًا لأن تطلب مصلحة الضرائب منهم إذا واجهنا مراجعة ضريبية. في الواقع ، تعد عملية حفظ الدفاتر مهمة جادة ، ومن المهم أن يكون لديك المستندات الداعمة التي تحتاجها طالما أن مصلحة الضرائب تقول إنها تحتفظ بها. (للحصول على نظرة عامة حول حفظ الدفاتر المتعلقة بالضرائب ، انظر الرابط أدناه.)

ومع ذلك ، كم منا سيكون قادرًا فعليًا على الحصول على الوثائق المتعلقة بالضرائب الخاصة بنا بسرعة وسهولة إذا طلب منا ذلك؟ كم ستحتاج إلى حفر عبر الجبال من الأوراق غير ذات الصلة في هذه العملية؟ كم منا يبتسم بأسنانه لمجرد التفكير في معالجة درج الملفات / الصندوق / الجزء الخلفي للخزانة حيث (نفكر) يتم تخزين كل هذه الأوراق؟ يمكن لرقمنة السجلات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها أن تقطع شوطًا طويلًا نحو السماح لك بالامتثال لمصلحة الضرائب دون الحاجة إلى التخلي عن عقلك في هذه العملية.

الفوائد
يسمح القانون الأمريكي الآن للنسخ الرقمية للسجلات المتعلقة بالضرائب بالوقوف في العديد من الأشياء التي اعتدنا أن نحتفظ بها على الورق ، بما في ذلك إيصالات المصروفات والفواتير والبيانات. تخزين المستندات الهامة مثل هذه في شكل رقمي لا يوفر مساحة كبيرة فحسب ، بل يمكن أيضًا أن يجعل من السهل على العالم العثور على ما تحتاج إليه بسرعة والحفاظ على سجلاتك منظمة. بالإضافة إلى ذلك ، قد لا تضطر أبدًا إلى تسليم صندوق أحذية مليء بالإيصالات إلى مسؤول الضرائب لديك في شهر أبريل!

من المهم ملاحظة أنه يجب دائمًا الاحتفاظ ببعض المستندات بتنسيقها الورقي الأصلي ، بما في ذلك الوصايا والعناوين وشهادات الميلاد والعديد من مستندات الرهن العقاري. بينما يمكنك دائمًا إنشاء نسخ رقمية من هذه المستندات ، تأكد من التمسك بالأصل في مكان آمن. لمزيد من المعلومات حول ما يجب عليك الاحتفاظ به على الورق ، اطلب من محاميك أو محاسب قانوني معتمد أو متخصص في الضرائب.

ابدء
كل ما تحتاجه حقًا لترقيم أوراقك رقميًا هو ماسح ضوئي سينقل تلقائيًا نسخًا من أي شيء تقوم بمسحه ضوئيًا إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بالطبع ، تختلف الماسحات الضوئية بشكل كبير من حيث التكلفة والجودة. إذا كنت تخطط لاستخدامك بشكل متكرر - خاصة لإنشاء مستندات رقمية - فإن الأمر يستحق الاستثمار في مستند سهل الاستخدام وسيصمد مع مرور الوقت. من الناحية المثالية ، ابحث عن ماسح ضوئي سينتج ملفات PDF للمستندات التي تنتجها ، بدلاً من ملفات الصور مثل jpg.

(إذا كانت أعمالك الورقية ثقيلة الاستلام بشكل خاص ، فقد تفكر في الماسح الضوئي الجديد لـ NeatReceipts. تتيح لك هذه الأداة مسح الإيصالات الخاصة بك ، كما أنها تأتي مع برنامج يقوم بتحليل وتصنيف مصاريفك. قم بالشراء إذا كان التفكير في إدخال إيصال آخر يدويًا في برنامج المحاسبة يرسل لك صراخًا - أو إذا كان التفكير في برنامج محاسبي يرسل لك صراخًا.
تحقق من الماسح Neat Receipts هنا.)

بالإضافة إلى الماسح الضوئي الجيد ، من المنطقي إعداد نظام ملفات منظم على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. سيكون مسح المستندات ضوئيًا وتخزينها في زاوية مظلمة وغير معروفة من محرك الأقراص الثابتة أمرًا مثيرًا للجنون تمامًا مثل محاولة تزويرها جميعًا في درج حفظ ملفات ممتلئ. ضع في اعتبارك إعداد مجلد مخصص يسمى "المصروفات" (أو "الأوراق المهمة" أو أي اسم منطقي بالنسبة لك) ؛ بداخلها ، قم بإنشاء مجلدات إضافية لأنواع المستندات المختلفة التي ستخزنها هناك: بيانات بطاقة الائتمان ، والإيصالات ، ومدفوعات ، إلخ.

الحفاظ على التقدم المحرز الخاص بك
في كل مرة تقوم فيها بمسح مستند ضوئيًا ، تأكد من أن كليهما سيعطيهما اسمًا يسهل العثور عليه (بدلاً من Scan001.pdf القياسي ، من المحتمل أن يتصل به الماسح الضوئي الخاص بك) ، ثم احفظه في المجلد الصحيح.

ستحتاج أيضًا إلى أن تكون متيقظًا حيال نسخ هذه المعلومات احتياطيًا بشكل منتظم ، سواء على قرص أو محرك أقراص ثابت خارجي أو مفتاح USB (وهو عبارة عن حجم الإبهام وتوصيله بمنفذ USB على الكمبيوتر الخاص بك ). فكر في هذا باعتباره المعادل الرقمي لتخزين الأوراق المهمة في درج آمن أو مغلق.

بمجرد مسح المستندات ضوئيًا وتخزينها بأمان على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، يمكنك التخلص من العديد من أوراقك الأصلية. (مرة أخرى ، عندما تكون في شك بشأن ما يجب عليك الاحتفاظ به في شكل ورقي ، تحقق مع محاميك أو محاسب قانوني معتمد.) من الذكي أن تمزيق أي شيء يحتوي على معلومات تعريفية عليه - الإيصالات التي تعرض معلومات بطاقة الائتمان الخاصة بك ، والبيانات التي تسرد أرقام حساباتك ، وأي شيء على الإطلاق مع رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك - بدلاً من مجرد إسقاطه في صندوق إعادة التدوير.

يمكن أن تكون رقمنة المستندات الموجودة لديك طريقة رائعة لتقليل الصداع المستند إلى الورق مع تسهيل العثور على ما تحتاج إليه عند الحاجة. من خلال استثمار متواضع للوقت والأدوات والجهد ، قد تجد أنك قادر على تفريغ درج الملفات المزعج إلى الأبد.

تعليمات الفيديو: Assassin's Creed II (The Movie) (قد 2024).