استضافة معرض السفر

• قد 16, 2024

تعد المعارض السياحية رائعة لأنها لا تجذب الانتباه فقط على أنها شيء "خاص" ، بل إنها تمنح موظفي المتحف أيضًا استراحة من إنشاء المعارض الداخلية وإنتاجها.

بالنسبة للمتحف الأصغر ، غالبًا ما تغطي معارض السفر موضوعات تتجاوز ما يمكن إنجازه باستخدام مجموعتك الدائمة. لديهم مظهر أنيق ونظيف ومحترف يصعب تحقيقه في معرض مؤقت داخلي بميزانية محدودة.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب التفكير فيها قبل حجز معرض متنقل:

التكاليف

كن واقعياً بشأن مقدار ما ستسترده من نفقاتك الأولية. تتراوح رسوم استئجار المعارض أثناء السفر من 1000 دولار إلى 2000 دولار إلى أكثر من 100000 دولار. إذا كنت ترغب في زيادة الحضور بما يكفي لدفع رسوم الإيجار للمعرض ، فاكتشف عدد حالات القبول التي ستحتاج إليها لتحقيق هذا الهدف. إذا فشلت ، ابدأ بالتفكير في الرعاة! (انظر "فرص الرعاية" أدناه لمعرفة المزيد عن ذلك)

ضع في اعتبارك أن هناك بعض التكاليف "الخفية" التي ينطوي عليها استضافة معرض متنقل.

رسوم الإيجار ليست هي النفقات الوحيدة التي ستحصل عليها. كن على علم بأنه سيتعين عليك دفع رسوم الشحن باتجاه واحد أيضًا. عادةً ما تدفع المؤسسة المضيفة الشحن إلى المكان التالي ، مما يعني أنه لا توجد تكلفة لشحنها إليك.

لدى بعض شركات المعارض السفر إرشادات محددة حول كيفية قيام المعرض بالسفر. على سبيل المثال ، ربما يلزمك شحن المعرض "من الباب إلى الباب" ، مما يعني أن مقطورة الجرار لا يمكنها التوقف والتقاط أي شحنة أخرى على طول الطريق. هذا النوع من الشحن سيكلف أكثر.

قد تضطر أيضًا إلى الاختيار من قائمة معتمدة لشركات الشحن التي تتخصص في النقل الفني.

في بعض الأحيان ، توجد خيارات برمجة تعليمية إضافية يتم تسهيلها من قبل المبدعين في المعرض. قد يكون لديك حق الوصول إلى المتحدثين الضيوف ، ولكن سيكون هناك رسوم إضافية لهذه. اسأل عن الفرص والتكاليف المحتملة للبرنامج في وقت مبكر من العملية حتى تتمكن من دمج هذه الرسوم في ميزانيتك. يمكن أن تشمل تكاليف البرنامج رسوم المتكلم نفسه ، بالإضافة إلى نفقات السفر والإقامة.

تحديات التثبيت

يمكن أن يشكل تحضير معرض الصور الخاص بك لمعرض لم يسبق له مثيل تحديًا!

طلب صور للمعرض من أماكن سابقة ، حتى تتمكن من رؤية شكلها. سوف يساعدك ذلك في تحديد ألوان الطلاء وربما حتى التخطيط العام للمساحة.

ستختلف جودة تعليمات التثبيت. لقد قمت بتثبيت عروض سفر مصحوبة بتوجيهات واضحة حول المكان الذي يجب وضع الأشياء فيه. لقد استضافت أيضا بعض دون أي توجيه على الإطلاق. امنح نفسك وقتًا كافيًا بين تاريخ الوصول والافتتاح حتى تتمكن من معرفة كيفية تثبيت المعرض.

تتطلب بعض معارض السفر تقارير مفصلة عن الحالة لملءها عند الوصول ، لذلك لا تقلل من الوقت الذي ستحتاجه لملء جميع الأعمال الورقية. قد تضطر أيضًا إلى ملء تقرير حالة منتهية الصلاحية بعد إغلاق المعرض.

فرص الرعاية

بطبيعة الحال ، فإن المعارض التي تقوم بها بشكل منتظم رائعة ، ولكن في بعض الأحيان يتم رهان الجهات الراعية المحتملة بفكرة استضافة معرض من متحف أكثر شهرة ، مثل سميثسونيان أو جورج إيستمان هاوس.

استخدم هذا لصالحك! طلب كتيبات إضافية من خدمة المعارض السفر لاستخدامها في حزم الرعاية الخاصة بك. راجع جدول السفر واستغلال الحقائق مثل "المرة الأولى في منطقتنا" أو "جدول رحلات محدود" للحصول على رعاة محتملين.

مراجعة كل شيء بعناية

تأكد من أنك تعرف ما ستحصل عليه عند توقيع العقد وإيداع وديعة في معرض السفر الخاص بك. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:

· هل سيتعين عليك طباعة أي شيء ، أم هل سيتضمن المعرض أشياء مثل ملصقات الكائنات المصنعة مسبقًا؟ (سيتعين عليك إتاحة وقت إضافي لإعدادك إذا كنت مضطرًا إلى إنشاء ملصقات بنفسك - لقد فوجئت بشكل غير سارة في اللحظة الأخيرة بضرورة القيام بذلك ، لذلك دائمًا ما أجد ذلك مقدمًا الآن).

· هل ستحتاج إلى استخدام الجدران والحالات المنقولة الخاصة بك؟ أم هل سيأتي المعرض بكل ما تحتاجه؟ (قد تضطر إلى وضع خطط لتخزين حالات إضافية بطريقة "إبداعية" ، إذا كنت مقيدًا بالمساحة - ومن ليس كذلك ؟!)

· كيف يتم تعليق مكونات المعرض؟ هل سيتعين عليك حفر ثقوب كبيرة في جدرانك لاستيعاب المرابط من نوع ما؟ أو هل ستكون قادرًا على استخدام نظام تعليق أو وسائل أخرى لتثبيت القطع ذات الإطارات؟

· متى يكون تاريخ الوصول المضمون؟ (لتقليل الضغط عليك وعلى موظفيك ، امنح وقتًا كافيًا قبل تحديد موعد افتتاح معرض والترويج له!)

هل ستحتاج إلى موافقة على المواد الترويجية ، مثل البطاقات البريدية والنشرات والملصقات؟ على سبيل المثال ، تتطلب خدمات معرض سميثسونيان للسفر (SITES) أن تقدم أماكن الاستضافة جميع المواد قبل التوزيع للموافقة عليها. هناك شعارات محددة يجب عليك استخدامها على جميع المواد ، وكذلك بعض متطلبات الصياغة.

تعليمات الفيديو: محمد بن راشد يزور معرض سوق السفر العربي (قد 2024).