بعض إيجابيات وسلبيات أنظمة الملفات المعبأة

• أبريل 28, 2024

تقع إدارة الورق وحفظ الملفات بالقرب من قمة قائمة المهام التنظيمية لمعظم الأشخاص الذين يكرهونها تقريبًا ، غالبًا لأنها تتضمن قرارات لا نهاية لها على ما يبدو: ما الذي يجب علي الاحتفاظ به؟ كم من الوقت يجب علي الاحتفاظ بها؟ أين يجب أن تذهب؟ ما الذي يجب أن أسميه المجلد الذي أحفظه فيه؟

يمكن أن تكون مجموعات أنظمة الملفات المعبأة في بعض الأحيان طريقة مفيدة للتخلص من إدارة الورق ، لأنها تخبرك بالمكان المناسب الذي يمكنك فيه حفظ الأشياء والوقت الذي تستغرقه في الاحتفاظ بها وما الذي تريد تسمية المجلدات الخاصة بك. ومع ذلك ، هناك بعض الجوانب السلبية أيضا. وإليك نظرة على بعض إيجابيات وسلبيات نظام واحد حاولت ، و
مجموعة أدوات التخطيط المالي من Homefile.

ما في المجموعة
تحتوي مجموعة التخطيط المالي لـ Homefile على 22 بطاقة مقسمة للملفات ، وفهرس للاكتشاف السريع ، ودليل مع تعليمات حول استخدام النظام بالإضافة إلى مساحة لتسجيل أشياء مثل معلومات الحساب ومعلومات التأمين والبيانات الشخصية.

كيف تعمل
تحتوي كل من بطاقات تقسيم ملفات مجموعة أدوات التخطيط المالي على علامة تبويب تدرج فئة معينة - التأمين: الصحة والإعاقة ، على سبيل المثال ؛ توضح البطاقة نفسها نوع الأوراق التي يجب أن تدخل في هذا الملف ، وأي الأوراق يجب أن تذهب في ملف آخر ، والوقت الذي تستغرقه لحفظ الأوراق التي تقوم بتخزينها هناك.

يمكنك وضع كل بطاقة مقسمة ملف في مجلد ملف معلق ، ثم ملء هذا المجلد بالأوراق المحددة في البطاقة. (بعض الفئات ، مثل الحسابات المصرفية ، واسعة بما يكفي ، وتوصي المجموعة باستخدام مجلدات ملفات manila داخل المجلدات المعلقة للحفاظ على الأوراق للحسابات المختلفة مفصولة.) بطاقات الفهرس السريع والكتيب يوضع في مجلد ملفات معلق أمام كل شيء آخر؛ كلما احتجت إلى تقديم ورقة أو استرجاعها ، سيخبرك الفهرس بمكان البحث.

ما اعجبني في النظام
في الآونة الأخيرة ، قررت وضع طقم Homefile في الاختبار. باتباع الإرشادات الموجودة في الكتيب ، قمت بإعداد نظام ملفات جديد وأعدت أوراقي وفقًا للفئات والإرشادات الموجودة في المجموعة. نظرًا لأنني لم أكن بحاجة إلى تحديد مكان حفظ الأشياء ولم أكن بحاجة إلى إنشاء تسميات للمجلدات المعلقة (هذا ما تستخدمه علامات التبويب الموجودة على البطاقات) ، فقد تمت العملية بسرعة إلى حد ما.

عندما قمت بنقل أوراقي ، وجدت أن بعض الفئات التي قمت بتخزينها بشكل منفصل من قبل - مثل بيانات بطاقات الائتمان وتقارير الائتمان - أصبحت أكثر منطقية ، كما أوصت المجموعة. اعتقدت أيضًا أن المؤشر مفيد جدًا: فبدلاً من الاضطرار إلى تذكر المكان الذي أضع فيه ورقة معينة ، يمكنني ببساطة البحث عنها في الفهرس. هذا يمكن أن يكون الوقت المدخر.

يشير المصنف إلى أن هذا النظام قد يكون مفيدًا بشكل خاص للأشخاص الذين لديهم ملفات في عدة مواقع (على سبيل المثال ، مكان إقامة رئيسي ومنزل عطلة) والأشخاص المسؤولين عن مجموعات متعددة من الملفات (مثل ملفاتهم الخاصة والآباء المسنين). أنا موافق. هذه المجموعة يمكن أن تقضي على الحاجة إلى إعادة اختراع العجلة من حيث الإيداع.

السلبيات
كلما تعمقت في إنشاء نظام الملفات الخاص بي ، أصبحت أكثر وعياً بأشياء حول المجموعة التي لم تجلس معي جيدًا:

• بالنسبة للمبتدئين ، كانت هناك بعض الاختلافات المربكة والمقاطع بين الفئات - من المفترض أن يتم تخزين الدبلومات في المجلد الشخصي ، على سبيل المثال ، بينما يتم نقل النصوص في مجلد المدارس ورعاية الأطفال (لكنني لست حاليًا في المدرسة ولا أفعل لديك أي أطفال).
  
• باتباع تعليمات المجموعة ، اضطررت إلى إجراء العديد من التغييرات التي لم تكن منطقية بالنسبة لي ؛ على سبيل المثال ، الإيصالات الخاصة بالمشتريات الكبيرة ، والتي أقوم بتخزينها عادةً مع معلومات Renter's Insurance الخاصة بي (لأنني سأرجع إليها فقط إذا أردت تقديم مطالبة) يُقصد بها تقديم ضمانات وأدلة المستخدم.
  
• لقد وجدت أيضا بعض الفئات التي تفتقر. لم تكن هناك إشارة ، على سبيل المثال ، إلى مكان تقديم أشياء مثل الفواتير المتكررة (الأدوات المساعدة ، والهاتف ، وما إلى ذلك) - وعلى الرغم من أن المصنف يوفر مساحة لتخصيص الفهرس عندما تصادف أوراقًا غير مدرجة في ورقة معيّنة الفئة ، وهذا يمكن أن يحبط غرض النظام الذي يتم فيه اتخاذ القرارات مقدما بالنسبة لك.
  
• وأخيرا ، لقد وجدت بعض الخدمات اللوجستية للنظام ناقصة. توصي المجموعة بتقديم إقرارات ضريبة الدخل والمعلومات الداعمة في أحد المجلدات ، ولكن من المحتمل أن يملأ أي شيء عدا الإصدار 1040 الأساسي مجلدًا معلقًا لتفيض. أيضًا ، بطاقات الملفات نفسها مرتفعة بعض الشيء: عندما وضعتها في مجلد معلق مع ملف مانيلا ممتلئ جزئيًا ، لم أستطع إغلاق الجزء العلوي من مربع الملف الذي كنت أستخدمه.
  

الخط السفلي
إذا كان لديك بالفعل أي نوع من أنظمة الملفات ، فقد تجد صعوبة - كما فعلت - في تجاوز ميولك الطبيعية عندما يتعلق الأمر بتحديد مكان حفظ الملفات. قد تكون عمليات الانتقال في بعض الأحيان مربكة بين الفئات محبطة. قد تتعرض للإعاقة أيضًا إذا كانت لديك أوراق لا تندرج بسهولة في فئات الملفات التقليدية.

على الجانب الآخر ، تقوم المجموعة بعمل جيد لاستباق معظم فئات الملفات الرئيسية وتحديد ما يجري في كل فئة بشكل واضح ، وما لا يحدث ، وعندما يكون من الآمن مسح محتويات كل مجلد. من السهل أيضًا إعداده ولا يحتاج إلى معدات تتجاوز الإمدادات الأساسية لحفظ الملفات. إذا كنت غارقة في الورق وشعرت بالشلل من جراء التفكير في أن تقرر أين تذهب الأشياء ، أو إذا كنت ترغب فقط في نظام ملفات أساسي ومباشر ، فقد تكون مجموعة أدوات التخطيط المالي مجرد تذكرة.

تعليمات الفيديو: الحياة في كندا : الإيجابيات والسلبيات (أبريل 2024).