إدارة ورقة فوضى

• أبريل 26, 2024

كيف يمكنني التحكم في فوضى الورق؟ هذا هو بالتأكيد السؤال الأكثر شعبية على الإطلاق. لا عجب ، بعد كل ورقة لا تأخذ استراحة من التدفق في حياتنا. البريد ، والمواد المدرسية للأطفال ، والصحف ، والمجلات ، وكوبونات ، منشورات ، وأكثر من ذلك بكثير. يبدو أنه في كل مرة تقوم فيها بالالتفاف حول شخص ما ينتظر منك ورقة أخرى.

دعنا ننتقل إلى المطاردة - يحتاج الورق إلى التعامل معه بانتظام أو سوف يخرج عن نطاق السيطرة. لا يوجد خيار آخر إلا إذا كنت تريد أن تستيقظ مدفونة. لحسن الحظ ، فإن عملية السيطرة على الورق بسيطة إلى حد ما. هناك ثلاثة أشياء يمكنك فعلاً باستخدام الورق. انا جاد. التعامل مع الورق ليس علم الصواريخ - قد يكون الألم ولكن الأمر غير معقد. ثلاثة خيارات ، هذا هو حقا.

تستطيع:

العمل على ذلك
في غضون ثانية واحدة من إلقاء نظرة ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى القيام بشيء مع أي قطعة ورق معينة. اسأل نفسك: هل تتطلب هذه الورقة نوعًا من العمل الإضافي؟ الوقوع في هذه الفئة هي الأشياء التي تحتاج إلى دفعها (الفواتير) ، أو القراءة (النشرة الإخبارية المدرسية) ، أو استخدام (كوبونات) ، أو الرد على (الدعوات) أو التفكير في (كتيب المخيم الصيفي). تستطيع أن ترى الفعل عليها أوراق مرفقة.


أرشفة تكنولوجيا المعلومات
لا تتطلب هذه الأوراق إجراءً ، بل تحتوي على معلومات تريد الإشارة إليها في المستقبل. عناصر الأرشيف هي وثائق تاريخية حقًا - قد تكون طويلة الأجل أو قصيرة الأجل. قد تكون أنواع الأشياء التي تندرج ضمن فئة الأرشيف على المدى القصير هي الجداول الرياضية وكتيبات الموظفين والأدلة والإيصالات وقوائم الطعام الخارجية وما إلى ذلك.

تعد المحفوظات الطويلة هي أشياء لا تحتاج إلى الرجوع إليها بانتظام ، إن وجدت ، ولكن يجب الاحتفاظ بها لأسباب قانونية أو مالية أو تاريخية. قد تكون الأشياء التي تندرج في هذه الفئة هي الإقرارات الضريبية ، ووثائق القروض ، وسجلات تحسين المنزل ، وسندات الملكية ، وشهادات الميلاد ، وما إلى ذلك.

التخلي عنها
هذا النوع من يقول كل شيء ، أليس كذلك؟ يعني التخلي التخلي عنه - إعادة التدوير أو التقطيع ، ولكن على أي حال ، يمكنك أن تقول وداعًا. على افتراض أنه ليس لديك موقف خاص ، يمكنك التخلي عن نسبة كبيرة من الورق التي تدخل حيزك بأمان. في هذا اليوم وهذا العصر ، يمكن الوصول إلى معظم الأشياء ، وخصوصًا ما يندرج ضمن فئة الأرشيف على المدى القصير. من النادر جدًا التخلي عن مستند وعدم التمكن من استرداد المعلومات بسرعة إلى حد ما. التخلي عن الورق هو أسرع طريقة لإدارته. والسؤال الجيد الذي يجب طرحه على نفسك هو: ما هو السيناريو الأسوأ إذا تركت هذه الورقة؟ إذا كنت تستطيع العيش مع الإجابة ، فليذهب الورق.

عشر دقائق في اليوم - هذا كل ما يتطلبه الأمر لإدارة تدفق الورق للعائلة المتوسطة. اجعل من المعتاد التعامل مع البريد على أساس يومي وستوفر عليك الوقت والإحباط.

*********************

الموارد الموصى بها
احصل على فوضى واضحة مجانية وتعلم كيفية تنظيم الدورة الإلكترونية. يأخذك من خلال عملية المقاصة وتنظيم الفوضى في ست خطوات بسيطة!

**********************

تعليمات الفيديو: وليد عاطف الصديق إدارة شرق المحلة (أبريل 2024).