طريقة سهلة لتنظيم أوراقك الحيوية

• أبريل 26, 2024

منذ بضعة أسابيع ، حدث لي أنه إذا كان لا بد لي من مغادرة منزلي في حالة طوارئ ، فلن أتمكن بسرعة وسهولة من الحصول على أهم الأوراق الخاصة بي ، مثل مستندات التأمين ، ومعلومات الحساب المالي العامة ، وغيرها أشياء أحتاجها لو حدثت كارثة حقيقية. أدركت أيضًا أنه لن يكون من السهل على الآخرين تحديد موقع هذه المعلومات إذا كنت عاجزًا بأي طريقة.

ليس الأمر أن أوراقي ليست منظمة بشكل عام ، ولكن الأوراق المهمة كانت جزءًا من نظام أكبر وليس محمولًا بالكامل. (لن أفكر في إخراج درج الإيداع الخاص بي إذا كنت فرارًا من المنزل). لذا ، كنت سعيدًا بمشاهدة منتج وعده بعدم تنظيم أوراقي الرئيسية مؤلمة نسبيًا: Securita Vital Records PortaVault. لقد وضعت الاختبار ، وهذا ما فكرت به.

ما هو عليه
يعد PortaVault نظامًا يتكون من علبة قماش مضغوطة ، وموثق من ثلاث حلقات ، وفواصل مقطعية تحتوي على معلومات حول ما يجب تخزينه في كل فئة ، وأكمام واقي مستندات بلاستيكية ، وملصقات مطبوعة لتحديد ما تضعه في الأكمام ، وقماش صغير الحقيبة ، والنماذج المطبوعة مسبقًا مع مساحة للحصول على معلومات مثل جهات الاتصال في حالات الطوارئ ، والتاريخ الصحي ، والتخطيط للكوارث. الموثق لديه أيضا حزام الكتف والبلاستيك "معطف واق من المطر".

كيف تعمل
يهدف PortaVault إلى الاحتفاظ بأشياء مثل الوصايا وشهادات الميلاد ومعلومات الحساب المالي وسياسات التأمين ومعلومات الوصفات الطبية - باختصار ، أي شيء قد تحتاجه في حالات الطوارئ أو قد يحتاجه الآخرون إذا أصبحت عاجزًا. يقدم قسم المقسمات - التخطيط وجهات الاتصال ، تحديد الهوية والسجلات العائلية ، الصحة والطب ، المالية والعقارات ، التأمين ، والتخطيط العقاري والضرائب - إرشادات حول المستندات التي يجب أن تذهب في كل قسم ، وعدد مرات تحديث سجلاتك ، وكيفية التأكد من أنك مستعد في حالة الطوارئ.

أثناء تخزين المستندات في غلاف واقي PortaVault ، يمكنك إضافة ملصق مطبوع مسبقًا على كل غلاف لتحديد محتوياته. (هناك أيضًا تسميات قابلة للتخصيص أيضًا لأي شيء لم يتم حسابه بالفعل في الإصدارات المطبوعة مسبقًا). كما يجدر ملء النماذج في كل قسم بحيث يمكن أن تكون المعلومات مبعثرة - تواريخ طبية ، جهة اتصال مهمة الأرقام ، وقائمة الأشياء الثمينة والمقتنيات الخاصة بك ، وهلم جرا - يتم تخزينها في مكان واحد.

كم من الوقت يستغرق
لقد أمضيت أكثر من ساعتين بقليل في التعرف على النظام ، وقراءة أقسام المقسمات والتعليمات الأخرى ، وملء النماذج ، ونقل الأشياء إلى حافظات السجلات القياسية ووضع العلامات عليها. إذا كنت تستخدم النظام للحصول على سجلات عائلة بأكملها ، فربما تحتاج إلى مزيد من الوقت ، كما لو كنت لم تكن أوراقك في حالة جيدة إلى حد معقول عندما بدأت. بالطبع ، يمكنك إعداد النظام شيئًا فشيئًا على مدار الأسبوع ، ومن المحتمل ألا يستغرق الأمر أكثر من 15 إلى 30 دقيقة يوميًا.

لماذا احبة
أنا لست من أشد المعجبين بشكل خاص بأنظمة الملفات المعبأة بشكل عام. ومع ذلك ، فإن PortaVault كان استثناء للقاعدة. (وللحصول على السجل ، ليس لدي أي مصلحة في المنتج أو الشركة الأم.) بالنسبة للمبتدئين ، نظرًا لأن هناك فئات أقل بكثير من تلك الموجودة في أنظمة حفظ الملفات الأخرى ، فقد وجدت أنها أسهل وأقل إحباطًا في الاستخدام. أحب أيضًا حقيقة أنه من السهل "تجاوز" التوصيات القياسية حول مكان تخزين الأشياء: إذا كنت تعتقد أن معلومات حسابك في الجيش الجمهوري الايرلندي يجب أن تذهب في الشؤون المالية والعقارية بدلاً من الضرائب والتخطيط العقاري ، ضعها هناك وتقديم ملاحظة على نموذج محدد موقع المستندات الخاص بالنظام.

لقد أعجبت أيضًا باهتمام PortaVault بالتفاصيل الصغيرة (ولكن يحتمل أن تكون مهمة). يتم طي أكمام واقيات المستندات على الحافة الخارجية ، مما يسهل تخزين المستندات الضخمة بدون تجعيد الأكمام على الجانبين. يسحب الموثق من حقيبة قماش بحيث يسهل التعامل معه. النماذج المطبوعة مسبقًا واضحة ومنطقية. تعتبر العلبة الصغيرة المقطوعة (والتي يتم تثبيتها هي نفسها في الموثق) مكانًا جيدًا للمفاتيح الإضافية والنقد ومحركات zip للكمبيوتر وعناصر صغيرة أخرى يسهل خسارتها. أما العلبة الكبيرة نفسها فتنطلق بالكامل ، وهي مقاومة للماء ، ولها مقبض قوي على طول العمود الفقري.

بعض الملاحظات النهائية
كما هو الحال مع أي نظام ، يتطلب PortaVault بعض الجهد: تحتاج إلى أن تأخذ الوقت الكافي لجمع أوراقك ، وملء النماذج ، والحفاظ على تحديث المعلومات في النظام. بعد كل شيء ، فإن الاستيلاء على الموثق المليء بالسجلات التي عفا عليها الزمن وغير الدقيقة سوف يفيدك جيدًا تمامًا مثل الاستيلاء على أي شيء على الإطلاق.تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن PortaVault في مكان آمن ويمكن الوصول إليه بسهولة - مكان معروف للجميع في منزلك ؛ إذا كانت مثبتة في الجزء الخلفي من خزانة أو مخفية في مكان تعرفه فقط ، فسيكون من الصعب للغاية الوصول إليه عند الحاجة.

بمجرد أن بذلت جهداً لإعداد النظام ووضعه في مكان منطقي ، وجدت أن هناك ثقل كبير في كتفي. آمل ألا يتركني أي زلزال أو حريق أو أي كارثة أخرى تهرب من منزلي في غضون لحظة ، أو أن أكون عاجزًا ، لكن إذا حدث أي من هذه الأشياء ، فأنا أعلم أن أهم أوراقي جاهزة وجاهزة للذهاب. هذا شعور بالهدوء والرضا أوصي بشدة.

لمعرفة المزيد حول PortaVault ، تفضل بزيارة http://www.securitaonline.com/products.htm.

تعليمات الفيديو: طريقة تصميم شريحة بوربوينت احترافية | احترف البوربوينت (أبريل 2024).