احصل على ملفات ورقية في الشكل للسنة المقبلة

• قد 1, 2024

هل تعلم أن شهر فبراير هو شهر ملفاتك؟ إن الحصول على سجلات العام الماضي بالترتيب - وإنشاء نظام فعال لحفظ الملفات للعام المقبل - قد لا يضعك في مزاج للاحتفال به ، ولكنه يمكن أن يوفر جرعة كبيرة من الهدوء والتحكم في الأشهر المقبلة. إليك كيفية إجراء عملية تنظيف ملفاتك وصياغتها وجاهزة لخدمتك في عام 2010.

الخطوة 1: أرشفة الماضي القريب
الآن ، من المحتمل أن تكون قد استلمت معظم (إن لم يكن كل) الفواتير والبيانات من عام 2009 التي ستحصل عليها ، لذا فقد حان الوقت لنقل ملفات العام الماضي لإفساح المجال لنظرائها لعام 2010. يمكن نقل أي ملفات تحتاجها لأغراض ضريبية أو قانونية إلى صندوق مصرفي أو صندوق ملفات أو حاوية تخزين محمولة أخرى حيث سيتم جمعها وتخزينها ولكن خارج الطريق. يمكن للأشياء التي لا تحتاجها ولا تريدها أن تشق طريقها إلى صندوق التقطيع أو صندوق إعادة التدوير.

(هل تريد معرفة ما هي الملفات التي يجب الاحتفاظ بها والوقت الذي يجب الاحتفاظ بها بها؟ تحقق من نظرة عامة على BankRate حول ما يجب التمسك به ولماذا ، وكذلك اطلب من CPA أو محاميك الإرشادات ، حيث يمكن أن تختلف متطلباتك بناءً على أشياء مثل ما إذا كنت تدير شركة أو تملك منزل.)

ينطبق هذا التنظيف السنوي على السجلات المالية (التي تجدد نفسها كل عام) وكذلك على الملفات الشخصية مثل بطاقات تقارير الأطفال من المدرسة والمواد المرجعية التي جمعتها على مدار العام والمراسلات. اختر ما يستحق فعلاً حفظه من هذه الأشياء ، ومن ثم ، حجمها الذي يمكن أرشفته والمقدار الذي يستحقه حقًا للبقاء في نظام الملفات الرئيسي.

الخطوة 2: محاولة Adieu إلى الماضي البعيد
بينما تقوم بنقل سجلات 2009 إلى مكان بعيد المنال ولكن لا يزال من الممكن الوصول إليه ، يمكنك إلقاء نظرة على أي شيء احتفظت به منذ عام 2008 وما قبله. قم بإزالة أي شيء يمكن أن يذهب بأمان استنادًا إلى الإرشادات التي قمت بإنشائها (مما يعني أنه من المحتمل أن تقول ذلك سايونارا لأشياء مثل فواتير الهاتف والمرافق من السنوات الماضية ، ما لم يكن لها تأثير على الضرائب الخاصة بك) ، ثم دمج هذه الملفات القديمة قدر الإمكان. قم بنقل هذه المحفوظات من مكتب منزلك إلى مكان يمكنك استعادتها فيه إذا لزم الأمر ولكن لن تحتاج إلى رؤيتها بشكل منتظم ، مثل الرف في خزانة.

الخطوة 3: إنشاء ملفات جديدة واستبدال
بعد ذلك ، قم بإنشاء مجلدات ملفات جديدة للفواتير والبيانات التي تتلقاها بشكل منتظم ، مثل البيانات المصرفية وفواتير بطاقات الائتمان. (إذا قمت بنقل سجلات العام الماضي دون إزالة مجلدات الملفات ، فيمكنك تخطي هذه الخطوة.) إنها أيضًا فرصة جيدة لتعديل الفئات أو دمجها أو حذفها وإضافة فئات جديدة حسب الحاجة. سيؤدي قضاء الوقت في إعداد مجلدات الملفات وتصنيفها وتصنيفها الآن إلى تسهيل عملية حفظ الملفات (إن لم تكن غير مثيرة تمامًا) خلال بقية العام.

الخطوة 4: الحصول على عادة الإيداع
مع إزالة الأشياء القديمة الخاصة بك والملفات الجديدة جاهزة للعمل ، كل ما تبقى هو الحفاظ على وضع الأشياء بعيداً بمجرد الانتهاء منها. قلت أسهل من القيام به ، وأنا أعلم ، خاصة إذا كنت تفضل سحب الأسنان بدلاً من إرسال الأوراق. كما هو الحال مع أي عمل روتيني ، ومع ذلك ، فإن التعامل مع هذا بجرعات صغيرة يمكن أن يجعل الأمر أكثر احتمالًا ، وقد يتطلب وقتًا أقل بكثير. حاول إضافة دقيقة إضافية أو دقيقتين لتقديمها إلى الوقت الذي تكرس فيه لدفع الفواتير أو موازنة دفتر الشيكات الخاص بك - مع وجود نظام عملي ، لن تحتاج إلى مزيد من الوقت أكثر من ذلك لإدخال الأشياء في نظام الملفات الخاص بك عندما يتم تعيينه حتى تعمل بسلاسة.

سواء احتفلت رسميًا بأرشفة شهر ملفاتك أم لا ، فاستغرق بعض الوقت على مدار الأسابيع المقبلة لتنشيط ملفاتك. بالنسبة لبقية العام ، ستكون سعيدًا لأنك فعلت!

تعليمات الفيديو: هكذا يتم الحصول على رخصة السياقة البيومترية الالكترونية (قد 2024).