تصميم جدول والتمسك بها!

• قد 15, 2024

بمجرد أن عملت في شركة صغيرة جدًا ، وكما هو الحال مع أي عمل تجاري صغير ، طُلب مني ارتداء العديد من القبعات. لأنني كنت جين من جميع المهن (لقد فعلت القليل من التسويق والاستقبال والكتابة والكتابية وما إلى ذلك) كنت دائمًا ما يتم سحبي في عدة اتجاهات مختلفة. لم تكن هذه هي المرة الأولى التي أجد فيها نفسي في هذا النوع من أوضاع العمل غير المهيكلة والمطالب بها ، لكنها كانت المرة الأولى التي أتعامل فيها مع الوضع بنعمة. كنت هناك فقط لمدة يوم واحد - نصف يوم فعليًا - قبل أن يثقوا بي في العمل على أهم مستنداتهم واستغرق الأمر حوالي شهر قبل أن أسيطر على كل جانب من وظيفتي.

سري؟ لقد قمت بتصميم جدول زمني وبغض النظر عن ما تمسك به. إليك كيف فعلت ذلك. يمكنك أيضًا استخدام هذه التقنيات لإنشاء جدول زمني لنفسك في المنزل.

جعل الملاحظات.

أول شيء فعلته عندما بدأت العمل هو ملاحظة ما يجري من حولي. من أين أتى عملي؟ كم مرة حصلت على هذا العمل؟ ماذا كانت المواعيد النهائية؟

ما كنت أبحث عنه وأحاول أن أتعقبه هو المهام الروتينية - نوع مهمتي المفضلة في العالم لأنه بمجرد قيامك بشيء ما ، عشرة أو عشرين أو مائة مرة يمكنك إتقانها.

اكتب كل شيء لا تترك شيئا.

بينما كنت أقوم بتدوين ملاحظاتي ، كنت أكتب الأشياء. كنت أعلم أنني كنت أتلقى عملاً من المدير ، وحوالي ستة من المديرين الآخرين بشكل عشوائي تمامًا. لم أعرف أبدًا ما الذي كان سيأتي أو كم. كان لي أيضًا عمل تسويقي مستمر أدركت أنه يجب عليّ إدارة الوقت الإضافي لأنني لاحظت أنه لم يكن هناك أحد يراقب تقدمي في هذا المجال. ثم كان هناك تقريران رئيسيان كانا مستحقين شهريًا. البنغو! هذا ما كنت أبحث عنه - العمل الروتيني. العمل الروتيني رائع لإنشاء جدول زمني.

حضر قائمة.

بعد إبداء ملاحظاتي ، بدأت في صياغة ما أسميه "لوحة المعلومات" أو "القائمة الرئيسية". في هذه القائمة ، حطمت كل مجالات مسؤوليتي. لقد اتبعت الفلسفة التي أستخدمها في حفظ الملفات: استخدم فئات عريضة عند التقديم لأن البحث عن مستند في ملف كبير واحد أسهل من الفرز حتى 10 ملفات صغيرة.

كان العمل يأتي من أشخاص مختلفين ، ثم كان عندي عملي والتقريرين. لأن المهام كانت مفككة جدا ، وأنا الموحدة. كان لدى رئيسه فئته الخاصة في الجزء العلوي من قائمتي. لقد جمعت المديرين كليًا تحت فئة واحدة. كانت مشاريعي الشخصية أخرى وكانت التقارير تحت فئة واحدة في أسفل قائمتي لأنها كانت الأساس. كانت هذه مجالات مسؤوليتي الأساسية. عندما كان أمامي 20 شيئًا رائعًا للقيام به وكان الهاتف يرن وكان البريد الإلكتروني الخاص بي يقفز ، شعرت أنه من الجيد أن أعرف في النهاية أنني مسؤول عن أربعة مجالات رئيسية فقط رغم أنني شعرت في البداية بـ 100!

جعل الجدول الزمني.

بمجرد أن أكون مع الشركة لمدة شهر كامل ، تمكنت من صياغة مسودة وصف وظيفي عام بناءً على مسؤولياتي الأساسية الأربعة. لقد استخدمت هذه المعلومات لوضع جدول زمني. كل ساعة من يومي (عندما لم أكن في اجتماع) كانت مخصصة لأحد مجالات مسؤوليتي. على سبيل المثال ، كنت جدولة وقت محدد للعمل على التقارير كل يوم لمدة ساعة أو نحو ذلك. عندما كنت أعمل على التقارير ، لم أعمل على التسويق أو أي شيء آخر. الشيء الوحيد الذي من شأنه أن يجعلني بعيدًا عما كان من المقرر أن أقوم به هو طلب من رئيسك أو حالة طوارئ خطيرة. وإذا كان هناك انقطاع ، فقد تعاملت معه ثم عدت مرة أخرى للعمل على التقارير مرة أخرى.

من خلال العمل بهذه الطريقة - عن طريق تعيين مهام محددة إلى أطر زمنية محددة - تمكنت من إنجاز كل عملي. وأيضًا ما فعلته هو تحويل وصف الوظيفة / مجال المسؤولية إلى تقرير حالة أرسله بالبريد الإلكتروني إلى أصحاب المصلحة كل يوم حتى يعرفوا مكاني في جميع مشاريعي.

تشبث به!

ما زلت أستخدم أسلوب العمل هذا عندما أكتب في المنزل. أقوم بتفصيل يوم العمل الخاص بي عن طريق النشر أو الموقع. أقوم بجدولة أجزاء من الوقت لأكرسها لمشاريع محددة ، وما لم تنفجر حالة طوارئ خطيرة ، فأنا لا أنحرف عن الجدول.

على سبيل المثال ، في اليوم الآخر كنت أعمل على مقالة coffebreakblog (وفقًا لجدولي) عندما لاحظت رسالة بريد إلكتروني كنت أنتظرها في صندوق الوارد الخاص بي. لقد تم إغراء فتح البريد الإلكتروني ، ومع ذلك كان لمقال كنت أكتب ل مختلف الموقع ، وليس coffebreakblog. لقد قمت بالفعل بعملي المقرر لهذا الموقع في وقت سابق من اليوم ولم يكن من المقرر أن أعمل عليه مرة أخرى حتى اليوم التالي. على الرغم من أنني أردت حقًا فتح البريد الإلكتروني ، إلا أنني امتنعت عن مواصلة العمل الذي كنت أقوم به.

لم أفتح البريد الإلكتروني المتوقع إلا بعد 12 ساعة عندما كان من المقرر أن أفعل ذلك.

قد يكون هناك أوقات حيث من المقرر أن تعمل في مشروع ولكن لا يمكنك أن تنتظر شيئًا ولا تستطيع المضي قدمًا حتى تحصل عليه. في هذه الحالة أفعل شيئًا يتعلق بالمشروع. إذا لم أتمكن من العمل على لحم مشروع ما ، فيمكنني دائمًا القيام ببعض التدبير المنزلي. يمكنني البدء في إعداد فاتورة ، ويمكنني طرح الأفكار الأخرى لعرضها على المحررين في المستقبل ، ويمكنني ضبط ملفات الكمبيوتر الخاصة بي وما إلى ذلك.

كثير من المهنيين ذوي المسؤوليات المتعددة غالباً ما يجدون أنفسهم غير متأكدين مما ينبغي عليهم فعله في أي لحظة.وجود جدول زمني يساعدك على اتخاذ تلك القرارات الصعبة. ما لم تكن هناك حالة طوارئ ، فما عليك سوى فعل ما هو التالي على جدولك.

تعليمات الفيديو: كيفيه تصميم جدول رواتب الموظفين على الاكسل excel (قد 2024).