كتابة التقارير والأدلة والمخطوطات والأوراق العلمية

• أبريل 19, 2024

يمكن أن يكون العمل مع المستندات الطويلة مهمة روتينية للحفاظ على تنظيمك ولكن MS Word يوفر العديد من الميزات التي يمكنك استخدامها لإدارة العملية. يمكن استخدام العديد من هذه الميزات معًا في مجموعة متنوعة من الطرق لجعل مشاريعك أكثر قابلية للإدارة.

الإشارات المرجعية (الارتباطات التشعبية)
تكون الإشارات المرجعية (الارتباطات التشعبية) ضمن وثيقتك مفيدة عندما يحتوي المستند على مزيد من المعلومات حول موضوع ما. على سبيل المثال: داخل دليل المنتج للكاميرا. في بداية الدليل ، تناقش مكان وجود زر "تعويض التعرض" على الكاميرا. يمكنك وضع إشارة مرجعية على قسم الدليل حيث تناقش كيفية تعيين تعويض التعرض. تسمح هذه التقنية للقارئ بالانتقال بسرعة إلى قسم المستند حيث يمكنه الحصول على مزيد من المعلومات حول الميزة.

الصليب المرجعية
على غرار إشارة مرجعية ، يتيح المرجع التبادلي للقارئ الانتقال إلى موقع آخر داخل المستند حيث يمكنهم العثور على مزيد من المعلومات حول الموضوع. يمكن إجراء الإحالة التبادلية إلى الأشكال والإشارات المرجعية والتعليقات التوضيحية والعناوين والفقرات المرقمة وأرقام الصفحات وما إلى ذلك. جمال هذه الميزة هو Word ولن يسمح لك بالإشارة إلى صفحة أو عنوان غير موجود داخل المستند.

يحدد
يتطلب العمل مع ميزة المخطط التفصيلي للمستند استخدام عناوين متسقة خلال المستند. هذا يعمل بشكل جيد عندما يكون لديك فئات رئيسية مع سلسلة من العناوين الفرعية. على سبيل المثال ، قد يكون لديك عنوان فصل مع عدة أقسام داخل الفصل. قد يحتوي كل قسم على العديد من الموضوعات التي تنشئ تسلسل هرمي للعناوين. تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل عند تعيين أنماط لكل مستوى من مستويات العناوين. تتيح لك طريقة العرض "مخطط تفصيلي" طي المستند إلى مستويات العنوان للحصول على صورة فورية عن كيفية تدفق كل قسم من الأقسام. في طريقة العرض "مخطط تفصيلي" ، يمكنك تقييم ما إذا كان المستند مكتوبًا منطقيًا أم لا. تتيح لك الميزات الموجودة في عرض المخطط التفصيلي معالجة التخطيط عن طريق تخفيض مستويات العناوين والترويج لها وكذلك إعادة ترتيب المستند.

المستندات الرئيسية و الفرعية
تتطلب المخطوطات أداة أكثر فاعلية يوفرها Word مع ميزة "ماستر" و "المستندات الثانوية". يمكنك استخدام هذه الميزة لتنظيم مشاريع كبيرة مثل مخطوطة كتاب. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك تقسيم المشروع الكبير إلى مستندات ثانوية أصغر يمكن التحكم فيها. يرتبط المستند الرئيسي بالمستندات الثانوية ذات الصلة ، بحيث يتم إجراء تحديث بالمثل والعكس بالعكس عند إجراء تغييرات على المستند الثانوي. كل مستند من المستندات الثانوية مرتبط تشعبيًا في المستند الرئيسي ، مما يسمح لك بتشغيل مستند ثانوي من المستند الرئيسي. نظرًا للارتباط ، يمكنك إنشاء جدول المحتويات والفهرسة والمراجع التبادلية والرؤوس والتذييلات للتطبيق على جميع المستندات الثانوية مباشرة من داخل المستند الرئيسي.

الأرقام والرسوم البيانية والجداول
غالبًا ما تستخدم الأعمال العلمية أشكالًا ورسومًا بيانية وجداولًا لتوضيح النقاط التي يتم إجراؤها داخل النص. يمكن أن يكون جدول الأرقام والرسوم البيانية والجداول ، مفيدًا جدًا لقرائك. ستقوم هذه الميزة تلقائيًا بإنشاء الجدول بشكل مشابه لجدول المحتويات. إن مفتاح استخدام هذه الميزة هو إدراج التسميات التوضيحية على كل شكل ، رسم بياني وجدول تريد تضمينهما في الجدول المرجعي. هناك العديد من خيارات التنسيق لإنشاء الجدول بما في ذلك القدرة على إظهار أرقام الصفحات ومحاذاة أرقام الصفحات وعرض التسميات والأرقام وقادة علامات التبويب.

جدول المحتويات (TOC)
جدول المحتويات أكثر فائدة في الأدلة المرجعية. يقدّر القراء امتلاكهم لجدول المحتويات TOC لمساعدتهم في العثور على المعلومات الموجودة في المستند الأكثر أهمية بالنسبة لهم. يُعد إنشاء جدول محتويات في Word بمثابة خطوة سريعة بشرط أن تكون متسقًا في تطبيق الأنماط على العناوين والأجزاء الأخرى من المستند التي تريد تضمينها في جدول المحتويات. عندما يحتوي المستند على مستويات متعددة من العناوين ، يجب أن يقتصر جدول المحتويات على مستويات العناوين الثلاثة الأولى ، وإلا فقد يصبح الأمر معقدًا جدًا بحيث لا يكون مفيدًا. بشكل عام ، يمكنك إنشاء جدول المحتويات في قسم منفصل من المستند في بداية المستند. يتيح لك إنشاء قسم منفصل البدء في ترقيم محتوى المستندات في الصفحة 1 دون أن تؤدي صفحات جدول المحتويات إلى تعقيد ترقيم الصفحة. يمكنك دمج جدول المحتويات مع إشارات مرجعية أو ارتباطات تشعبية حتى يتمكن القراء من الانتقال إلى الاتجاه المطلوب.

الفهرسة
فهرسة مستند مرجعي مفيد للغاية. إدراجها في وثيقة تساعد القراء على إيجاد مفاهيم ومواضيع محددة بسهولة. عادةً ما يكون ذلك في قسم في الجزء الخلفي من المستند ويوفر مرجع صفحة للأفكار الرئيسية الموجودة في المستند. هذه الميزة سهلة الاستخدام ولكن المهمة الصعبة للكاتب هي تحديد الكلمات أو الموضوعات أو المفاهيم المناسبة للفهرسة. مؤشر جيد مدروسة. لاستخدام هذه الميزة بفعالية ، يجب وضع علامة في كل كلمة أو عنوان يتم تضمينه في الفهرس. بناءً على طول المستند ، يمكن أن يكون هذا تمرينًا شاقًا ولكنه يستحق ذلك لقرائك.

الحواشي السفلية والتعليقات الختامية
مهمة أخرى كثيفة العمالة في مستند علمي طويل أو مرجع هي إدارة الحواشي السفلية والتعليقات الختامية. تجعل ميزات الحواشي السفلية والتعليقات الختامية في Word ترقيم هذه المراجع المهمة وتنسيقها أمرًا سهلاً ولكنك تحتاج إلى سرد المؤلفين والعمل والناشر والتواريخ المنشورة بشكل صحيح لكل مرجع. يجب وضع علامة مناسبة على كل حاشية سفلية وتعليق ختامي في المستند. ومع ذلك ، يأخذ Word مهمة إدراج الحاشية السفلية أو التعليق الختامي بترتيبها وموقعها المناسبين في المستند.

تعليمات الفيديو: 07 كتابة تقرير ( خطة بحث ) عن مخطوط - أ.د. بشار عواد معروف (أبريل 2024).