تنظيم البريد الإلكتروني - الفرز والتعشيب

• أبريل 25, 2024

لا يجوز للبريد الإلكتروني أن يفسد مساحتك المادية كما يمكن للبريد البريدي ، ولكن قد يكون سبب التوتر والإحباط والصداع عندما يتراكم. من خلال التحكم في بريدك الإلكتروني ، يمكنك المساعدة في ضمان أن تصبح الأداة التي من المفترض أن تكون - تلك التي تبقيك على اتصال دائم ومستنير - دون أن تطغى عليها.

تتمثل الخطوة الأولى نحو إنشاء نظام تنظيم وظيفي للبريد الإلكتروني الخاص بك ، بالطبع ، في التخلص من تلك الرسائل التي لم تعد بحاجة إليها أو بحاجة إليها. فيما يلي بعض المعايير والمؤشرات لمساعدتك على تقليل حجم الوارد الخاص بك والتخلص من السرعة الرقمية.

من أين أبدا
غالبًا ما يكون من الأسهل والأكثر فاعلية البدء في فرز رسائل البريد الإلكتروني القديمة الخاصة بك وإزالتها من الأعشاب الضارة ، نظرًا لأنه من غير المرجح أن تكون في الوقت المناسب وذات صلة ، وقد يكون الكثير منها قديمًا. إذا كان لديك تراكم كبير جدًا من البريد الإلكتروني ، فقد ترغب في إنشاء مجلد Backlog عام للاحتفاظ بالرسائل التي ترغب في تصنيفها حتى لا تتكدس في صندوق الوارد الخاص بك وتصبح ساحقة.

أوصي بالبدء في فرز من 20 إلى 30 دقيقة ، وهو ما يكفي عمومًا للسماح لك بإحراز بعض التقدم ولكن ليس لدرجة أنك تشعر بالملل أو الاهتياج. إذا كنت لا تزال مصدر إلهام ، استمر في ذلك ؛ بخلاف ذلك ، خذ قسطًا من الراحة ثم عد لمدة 20 دقيقة أخرى أو ما بعد ذلك.

وضع المبادئ التوجيهية
كما لو كنت تتخلص من أنواع أخرى من الأشياء ، من المفيد أن يكون لديك بعض الإرشادات المقدمة بشأن ما أنت على استعداد للتخلي عنه وما تريد الاحتفاظ به. فيما يلي بعض أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي أحذفها عند إزالة الأعشاب الضارة:

• الرسائل التي لم أرغب في تلقيها في المقام الأول (البريد العشوائي ، بالطبع ، ولكن أيضًا النشرات الإخبارية التي لم أشترك فيها ، والتقديم غير المرغوب فيه ، وما إلى ذلك)
  
• الرسائل التي تحتوي على معلومات قديمة (على سبيل المثال ، الأحداث التي مرت بالفعل)
  
• الرسائل الإعلامية (مثل النشرات الإخبارية) لقد قرأت بالفعل ومن غير المرجح أن أقرأها مرة أخرى
  
• رسائل إعلامية لم أقرأها منذ أكثر من شهرين
  
• الرسائل التي قشطتها ولا أريد أو أحتاج إلى فعل أي شيء معها
  
• الرسائل التي تتوفر معلوماتها في مكان آخر
  
• الإصدارات السابقة من الرسائل التي أصبحت جزءًا من سلاسل الرسائل الأطول (أي إذا أرسل العميل رسالة أجبت عليها ، ثم أجابني العميل ، سأحتفظ بهذه الرسالة الأخيرة فقط - التي تحتوي على الأجزاء الثلاثة جميعها من المراسلات فيه)
  

حذف بعيدا!
مع إرشاداتك في متناول اليد ، راجع محتويات صندوق الوارد الخاص بك بإصبع فوق مفتاح الحذف على لوحة المفاتيح ، استعدادًا للانقضاض. نظرًا لأن الكثير من رسائل البريد الإلكتروني تميل إلى التذكر باعتبارها تذكيرًا بالأشياء التي عليك القيام بها ، حاول القيام بهذا التمرين مع قائمة المهام الواجبة في جانبك ؛ عندما تصادف رسالة ما كنت تحتفظ بها فقط لأنها تذكرك بشيء تحتاج إلى العناية به ، اكتب هذه المهمة في قائمة المهام الخاصة بك ، ثم احذفها (أو ، على الأقل ، أخرجها من علبة الوارد الخاصة بك إلى مجلد).

أثناء الفرز ، حاول ألا تنشغل بمحتويات الرسائل: إذا كانت هناك رسائل بريد إلكتروني طويلة ترغب في قراءتها ، على سبيل المثال ، يمكنك تخطي بضعة أسطر لتتأكد من أنها تستحق الحفظ ، ثم انقلها إلى إلى مجلد القراءة في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك. كن أيضًا في حالة تأهب للانتباه ، مثل النقر فوق ارتباط في رسالة ثم الانخراط في الأدوات حول الإنترنت. إذا كنت بحاجة إلى ذلك ، فقم بإعداد مجلد للمواقع التي ستقوم بزيارتها وتخزينها مع أي رسائل تحتوي على معلومات حول الأشياء التي تريد التحقق منها عبر الإنترنت.

أثناء عملك ، فكر في "علبة الوارد" الخاصة بالبريد الإلكتروني كما تفعل مع "علبة الوارد الفعلية" على مكتبك: من الناحية المثالية ، يجب أن تحتوي فقط على الرسائل التي لم تقم بمراجعتها أو التي تعمل عليها بنشاط. مسح الأشياء التي لم تعد بحاجة إليها ، والانتقال إلى المجلدات أي شيء تريد الاحتفاظ به كمرجع ، سيجعل من الأسهل الحصول على التعامل مع ما هو نشط وحديث حقًا بالنسبة لك.

في المقالة التالية في هذه السلسلة ، سننظر في طرق تخزين وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني التي تختار الاحتفاظ بها. هذا الأسبوع ، خصص بعض الوقت لإنشاء إرشادات الفرز وإزالة الأعشاب الضارة الخاصة بك ، ثم استخدمها في رفض صندوق الوارد الخاص بك.

تعليمات الفيديو: تصنيف البريد الإلكتروني في جيميل | Filters in Gmail (أبريل 2024).