جعل العمل متعدد المهام
تعدد المهام رائع من الناحية النظرية: من خلال القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد ، يمكنك زيادة كفاءتك والاستفادة بشكل أفضل من وقتك وإنجاز المزيد. في الممارسة العملية ، نادراً ما تكون الأمور وردية للغاية ، ويمكن أن يعني تعدد المهام أكوام من المهام غير المكتملة ، وشعور غير دقيق بالوقت الذي تستغرقه الأشياء بالفعل ، والشعور بالإحباط الذي لا تنجزه كثيرًا.

هذا الأسبوع ، سوف نلقي نظرة على معنى تعدد المهام ، وما يمكن أن يكون سلبياته ، وكيفية جعله يعمل من أجلك إذا كان لا مفر منه.

تعدد المهام المحددة
إذا كنت قد تحدثت من قبل على الهاتف أثناء فحص البريد الإلكتروني أو عشاء الطهي أو البحث في شيء عبر الإنترنت ، فقد قمت بمهام متعددة. في أبسط صوره ، ينطوي تعدد المهام على القيام بشيئين غير مرتبطين في نفس الوقت ؛ يستخدم المصطلح أيضًا ليعني الانتقال بين المهام المتعددة التي لا تحدث بالضرورة مرة واحدة. في ثقافة تضع قيمة هائلة على فكرة إنجاز المزيد في وقت أقل ، أصبح تعدد المهام يبدو مهارة ضرورية.

السلبيات
إن التفكير في القدرة على إكمال العديد من المهام في فترة زمنية قصيرة - أو التحرك دون جهد بينها - هو فكرة مغرية. من المخيب للآمال إذن أن ندرك أن المهام المتعددة نادراً ما تعمل كما نأمل. محاولة حضور مهمتين غير مرتبطتين في نفس الوقت ، أو التبديل بينهما بسرعة ، يعني أننا لا نعطي أيًا من المهمتين اهتمامنا الكامل. يمكن أن يكون هذا مزعجًا على الأقل (حاول على الإطلاق إجراء محادثة هاتفية مع شخص يكتب بوضوح أثناء التحدث؟) ويؤدي إلى نتائج عكسية - إن لم تكن مدمرة تمامًا - في أسوأ الأحوال: فكر في حرق خزفي غير مراقب في الفرن ، وهو مستند موجود مليئة بالأخطاء لأنها لم تحصل على الاهتمام أو التدقيق اللغوي المطلوب ، أو الانهيار في منتصف اليوم بعد أن حاولت القيام بأشياء كثيرة.

في كثير من الحالات ، يكون تعدد المهام أقل فعالية وأقل كفاءة من الممارسة المتمثلة في إكمال مهمة واحدة قبل الانتقال إلى التالي. في المرة التالية التي تحاول فيها توفيق مهمتين أو أكثر في نفس الوقت ، اسأل نفسك عما إذا كنت ستوفر الوقت والإجهاد والإحباط عن طريق الاحتفاظ بها منفصلة.

التعامل مع المهام المتعددة التي لا مفر منها
في العالم الواقعي ، بالطبع ، من غير المحتمل أن تتمكن من تجنب المهام المتعددة تمامًا. ستكون هناك دائمًا أوقات تتطلب فيها شيئين (أو ثلاثة أو أكثر) انتباهك في آن واحد ، وقد لا يكون من الممكن وضع المهام في الانتظار. عندما لا تستطيع تجنب تعدد المهام ، استخدم هذه النصائح الثلاثة لجعلها فعالة بقدر الإمكان.

  • وضع حد زمني. عندما تحتاج إلى نقل التروس من مهمة إلى أخرى - أو للقيام بمهمتين في وقت واحد - أعط نفسك موعدًا نهائيًا للعودة إلى المهمة الأصلية. على سبيل المثال ، إذا تلقيت مكالمة هاتفية مهمة أثناء تواجدك في منتصف كتابة اقتراح لأحد العملاء ، فأعلم المتصل أنك قادر على التحدث لمدة عشر دقائق فقط ؛ في نهاية عشر دقائق ، قم بإنهاء المكالمة بأدب ولكن بثبات ، ووضع خطط للمتابعة لاحقًا إذا لزم الأمر.

  • الحفاظ على علامات التبويب على ما كنت تفعل. قبل تحويل انتباهك بعيدًا عن المهمة التي كنت تعمل عليها قبل مقاطعتك ، خذ وقتك لتتذكر المكان الذي كنت فيه ، وما هي خطوتك التالية ، ومن أين ستنتقل عندما تعود إلى المهمة. إذا كنت قد ابتعدت عن تناول وجبة العشاء من قبل طفل صاخب لاهتمامك ، على سبيل المثال ، خذ ثانية لتذكير نفسك أنك على وشك الانتقال إلى الخطوة الثالثة من وصفتك ؛ عندما تعود إلى الطهي ، ستعرف ما هو التالي.

  • استخدم تدابير وقف الخسارة. على الأقل ، تأكد من أن تعدد المهام لا يؤدي إلى التراجع عن أي تقدم أحرزته بالفعل. يمكن أن تساعد تدابير وقف الخسارة - إيقاف الموقد قبل الرد على الهاتف ، على سبيل المثال ، أو حفظ المستند الذي تكتبه قبل الدردشة مع الزميل الذي يأتي إلى مكتبك - في ضمان عدم خروجك من مكان بعيد عن أين كنت.

كلما كان ذلك ممكنًا ، فكر ملياً في تعدد المهام ، وفكر في التركيز بدلاً من ذلك على القيام بالمهام بالتتابع وبشكل منفصل ؛ قد تنجز المزيد من الجهد وتجرب ضغطًا أقل في هذه العملية. عندما لا يمكنك تجنب تعدد المهام ، فإن وضع حدود (والالتزام بها) ، والحفاظ على علامات التبويب ، ووضع تدابير وقف الخسارة في مكانها يمكن أن يساعدك على القيام بما تحتاج إلى القيام به بكفاءة وفعالية.

تعليمات الفيديو: مراقبة انجاز المهام و تأخرها في العمل اسلوب احترافي اكسل (مارس 2024).