حول فئات Outlook

• أبريل 25, 2024

يعد استخدام الفئات طريقة رائعة للحفاظ على بيئة Outlook منظمة بشكل جيد دون إنشاء عدد لا يحصى من المجلدات. باستخدام الفئات ، يمكنك الاحتفاظ بجميع العناصر في مجلد واحد ولكن تجميع العناصر مثل بعضها مع بعض حسب الفئة (باستثناء عناصر البريد الإلكتروني). بمجرد تعيين الفئات ، يمكنك أيضًا البحث عن العناصر وترتيبها وتصفيتها حسب الفئة. على سبيل المثال: قد يكون لديك مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني (المرسلة والمستلمة) وجهات الاتصال والمهام والمواعيد والملاحظات جميعها المتعلقة بالمشروع نفسه. مع الفئات ، يمكنك تجميعها معًا للنظر إلى الصورة الكبيرة.

ماجستير الفئة
يحتوي Outlook على قائمة فئات رئيسية افتراضية والتي يمكنك من خلالها إضافة فئاتك الخاصة لتناسب احتياجاتك الشخصية. يمكنك العثور على قائمة الفئات الرئيسية أسفل أمر القائمة تحرير / فئة. استخدم زر الفئة الرئيسية في نافذة الفئة لإضافة الفئات وإزالتها في قائمة الفئة الرئيسية. عند إزالة فئة من قائمة الفئات الرئيسية ، تظل العناصر التي تم تعيينها للفئة كما هي. يمكنك متابعة تجميع هذه العناصر باستخدام الفئة المحذوفة.

من الممارسات الجيدة تعيين فئة أو أكثر إلى عنصر Outlook الخاص بك عن طريق تحديد الفئة من قائمة الفئات الرئيسية. يمكنك ببساطة كتابة فئة في حقل الفئة الخاص بالعنصر الخاص بك ، ولكن على الأرجح لن تقوم بالرجوع إلى الفئة بنفس الطريقة لكل عنصر ، وبالتالي يهزم الغرض من استخدامها.

على سبيل المثال ، العنصر الأول الذي تريد تصنيفه ، اكتب MS Office. بعد بضعة أيام ، لديك عنصر جديد لهذه الفئة نفسها. هذه المرة تكتب ، مايكروسوفت أوفيس. يفسر Outlook هذا كفئة جديدة.

باستخدام قائمة الفئات الرئيسية يضمن الاتساق ويتجنب الأخطاء الإملائية.

تعيين الفئات إلى العناصر
يمكنك تعيين فئة أو أكثر لأي نوع من عناصر Outlook. باستثناء نموذج رسالة البريد الإلكتروني ، سترى حقل فئة وزرًا في كل نموذج من Outlook. لتعيين فئات لعناصر البريد الإلكتروني ، يجب عليك الانتقال إلى خيارات البريد الإلكتروني للعثور على حقل الفئة.

لتعيين فئات أثناء إنشاء العنصر ، انقر فوق الزر "فئة" في النموذج (أو الزر "خيارات" في عنصر بريد إلكتروني) وتحقق من جميع الفئات في قائمة الفئات الرئيسية التي تنطبق ؛ ثم انقر فوق موافق. افتح أي عنصر موجود ومتابعة كما هو موضح أعلاه لإضافة فئة بعد الإنشاء.

يمكنك تعيين فئات لمضاعفة العناصر في القائمة. حدد كل العناصر التي تريد تخصيص نفس الفئات لها. انقر بزر الماوس الأيمن فوق التحديد الأزرق ، وحدد الفئات من القائمة المختصرة. تحقق من جميع الفئات التي تنطبق ؛ ثم انقر فوق موافق.

إزالة الفئات من العناصر

افتح العنصر الذي تريد إزالة الفئة منه. انقر على زر الفئة وإزالة علامة الاختيار من الفئة التي تريد إزالتها. يمكنك إزالة فئات من عناصر متعددة في قائمة عن طريق التحديد المسبق لمجموعة العناصر ؛ اختيار فئات من القائمة المختصرة انقر بزر الماوس الأيمن. إلغاء تحديد الفئات التي تريد إزالتها ؛ ثم ، انقر فوق "موافق".

العثور على جميع العناصر

استخدم الأمر "بحث متقدم" من قائمة "تحرير" للعثور على جميع العناصر الموجودة في فئة ما. في مربع الحوار "بحث متقدم":

- اختر "أي نوع من عناصر Outlook" من القائمة المنسدلة لحقل "البحث عن"
- يتم عرض "التحقق من المجلدات الشخصية" في "في: الحقل" ، سيقوم Outlook بالبحث في جميع المجلدات الموجودة في المجلدات الشخصية. يمكنك النقر فوق "استعراض" لتضييق نطاق البحث إلى المجلدات المحددة.
- انقر فوق علامة التبويب المزيد من الخيارات
- انقر على زر الفئة
- حدد الفئة (الفئات) التي تريد البحث عنها
- انقر فوق موافق

ستظهر جميع العناصر التي تحتوي على الفئة التي حددتها في نافذة البحث. يمكنك فتحها للاطلاع على التفاصيل بالنقر المزدوج على العنصر الذي تريد فتحه.

يمكنك حفظ البحث ليتم استعادته في وقت لاحق. انقر فوق "ملف / حفظ البحث" ، واختر المجلد الذي تريد تخزين البحث فيه ، ثم أعطِ اسمًا للبحث وانقر فوق "حفظ". يجب أن يكون نوع الملف هو عمليات البحث المحفوظة في Office وسيحمل الملف ملحق ملف .oss. لفتح بحث محفوظ ، انقر فوق ملف / فتح بحث ، حدد موقع البحث الذي تريد فتحه ، حدده وانقر فوق موافق. أثناء الحدث Open ، سيقوم Outlook بتنفيذ بحث جديد استنادًا إلى المعايير المحددة في البحث المحفوظ.

طباعة جميع العناصر في الفئة

بعد تنفيذ البحث ، يمكنك طباعة جميع العناصر الموجودة. حدد جميع الملفات في نافذة البحث (تحرير / تحديد الكل أو باستخدام اختيار الماوس). انقر بزر الماوس الأيمن فوق منطقة التحديد الزرقاء واختر طباعة من القائمة المختصرة.

اختر نمط الطباعة الذي تريده:

- نمط الجدول يطبع فقط قائمة العناصر التي تم العثور عليها
- يطبع Memo Style محتوى العناصر

اختر خيارات الطباعة الأخرى حسب الحاجة ؛ ثم ، انقر فوق زر الطباعة لإرسال المستند إلى الطابعة.

إذا كنت مستخدمًا نشطًا في Outlook وتستخدم معظم الميزات خارج البريد الإلكتروني ، فيمكنك استخدام الفئات للحفاظ على تنظيم عناصر Outlook الخاصة بك.

تعليمات الفيديو: Outlook#6 - Use Categories Professionally on Outlook (أبريل 2024).